Le calcul régulier du ratio matières

UNE PROCÉDURE SIMPLE

Dans de nombreux restaurants indépendants ou de chaînes ainsi qu'en restauration collective, le calcul régulier d'un ou plusieurs ratios matières est une procédure suffisante et peu coûteuse pour assurer le contrôle des consommations de denrées et boissons.

Le calcul du ratio matières s'effectue à l'aide des informations fournies par la comptabilisation des achats. Il s'agit d'une procédure simple :

- qui utilise à des fins de contrôle les informations disponibles : les factures d'achat ;

- qui n'alourdit pas les tâches administratives de l'exploitant ou du personnel, le plus souvent très impliqués dans les fonctions opérationnelles.

Les fournisseurs adressent une facture qui déclenche l'enregistrement comptable de l'opération d'achat. À la fin de chaque mois, le ou les comptes "Achats" indiquent le montant des factures comptabilisées au cours de la période.

Note 1 : achats comptabilisés

Il s'agit du total des factures de denrées reçues au cours du mois. Vous pouvez soit utiliser le montant figurant dans votre comptabilité si elle est tenue sur place soit ouvrir un registre des achats.

Note 2 : stock initial et stock final

C'est la seule obligation qui risque de vous prendre un peu de temps mais il est indispensable de connaître le stock pour calculer les consommations. Il faut par conséquent réaliser un inventaire chaque fin de mois : compter et/ou peser les denrées et boissons en stock et calculer la valeur du stock en utilisant le dernier prix connu (dernière facture).

Note 3 : factures non parvenues

Les achats sont comptabilisés à partir des factures et non des livraisons. On peut donc recevoir une livraison le 28 du mois et ne pas avoir la facture avant le 5 du mois suivant. Or, cette livraison du 28 doit être prise en compte dans les consommations du mois parce que :

- soit elle a été consommée ;

- soit elle figure en stock final.

Pour connaître le montant des factures non parvenues, il faut mettre en place une procédure administrative simple de suivi des livraisons et des factures. Le montant des factures non parvenues est obtenu grâce au classeur "Bons de livraisons en attente de factures".

Livraison
Bon de livraison (BL)		Contrôle du bon de livraison : mentions conformes à la livraison
Classeur 1		Classeur 1 Bons de livraison en attente de facture
Réception facture		- Contrôle conformité facture avec BL - Création d'une liasse facture et BL
Comptabilisation
Classeur 2		Classeur 2 Factures (+ BC3 + BL) en attente de règlement
Règlement facture		Archivage de la liasse facture + BL

Le contrôle des livraisons prévu dans cette procédure est indispensable :

- de nombreuses erreurs se glissent dans les bons de livraison ;

- des matières peuvent manquer ou ne pas être conformes.

Si vous ne contrôlez pas systématiquement les livraisons, vous risquez de donner de "mauvaises habitudes" aux fournisseurs et/ou aux livreurs.

Il est possible d'éviter d'avoir à prendre en compte les factures non parvenues : il suffit pour cela de tenir un registre des livraisons et non pas des achats. On y inscrit les livraisons au fur et à mesure de leur arrivée. L'inconvénient de cette solution est d'obliger à une double saisie, l'une pour les livraisons, l'autre pour les achats que vous devez de toute façon saisir pour votre comptabilité.

Note 4 : coût matière des repas du personnel

L'objectif du calcul est d'obtenir le montant des denrées consommées et payées par les clients. Pour cela, il faut retirer le coût des repas du personnel, le nombre de ces repas pouvant varier chaque mois et fausser le ratio. Le coût matières des repas du personnel est estimé :

- soit à partir d'une référence, par exemple le coût d'un repas du même type en restauration collective, entre 1,5 et 2 E. Dans l'exemple, on a servi 440 repas estimés à 2 E. Si deux ratios sont calculés (nourriture et boissons), on retiendra par exemple 1,60 E pour la nourriture et 0,40E pour les boissons ;

- soit à partir de l'évaluation de l'avantage en nature utilisée pour la paye.

Note 5 : coût matière des offerts

Comme les repas du personnel, les prestations offertes peuvent varier d'un mois à l'autre et fausser le ratio. Pour estimer le coût des offerts, le plus simple est d'utiliser le ratio objectif appliqué au prix de vente des offerts. Dans l'exemple, le montant des offerts s'élève à 1 355 E au prix TTC de la carte (c'est le manque à gagner de chiffre d'affaires). Le ratio objectif est de 30 %.

Coût matière estimé des offerts : 1 355 / 1,196 x 30 % = 340 E

FAUT-IL CALCULER UN OU PLUSIEURS RATIOS ?

Il est d'usage de distinguer le contrôle des consommations de denrées du contrôle des consommations de boissons en raison des différences d'objectif, le ratio "matières" et le ratio "boissons" pouvant être sensiblement différents.

Dans certains établissements, une distinction est effectuée en fonction de la nature des matières : "cuisine", "caféterie", "cave", "alcools", "bières, eaux minérales".

Pour calculer plusieurs ratios par catégories d'approvisionnements, il faut :

- créer autant de comptes "achats" que de catégories d'approvisionnements à analyser et ventiler les factures ;

- programmer les caisses ou les logiciels de facturation pour enregistrer les prestations correspondantes.

						PRIX DES DENRÉES		- Bien acheter - Vérifier l'application des tarifs négociés par les fournisseurs - Eviter d'utiliser des denrées au cours fluctuant ou surveiller leur cours pour modifier la carte
				COÛT MATIÈRES PAR PLAT	=	x
R A T I O		TOTAL DES MATIÈRES CONSOMMÉES En cas d'écart inexpliqué : - Vérifier les calculs - Rechercher les erreurs et oublis (factures non comptabilisées ou comptabilisées deux fois, factures non parvenues, inventaire erroné…)	=	x		QUANTITES UTILISÉES		- Réaliser des fiches techniques - Former le personnel et l'inciter à respecter les fiches techniques - Améliorer les prévisions de fréquentation - Mettre en place les procédures permettant de limiter et de déceler les vols - Utiliser des produits (par exemple portionnés) et des matériels permettant d'éviter les gaspillages - Vérifier les quantités livrées - En cas d'utilisation de produits frais, prévoir des plats " joker " pour passer les restes ou faire face aux ruptures
	=
M A T I È R E S		/		RÉPARTITION DES VENTES		- Favoriser par tous les moyens commerciaux (carte, serveurs, promotion…) la vente des plats à forte marge brute en valeur - Analyser les ventes par la méthode du menu engeneering
		CHIFFRE D'AFFAIRES		- Vérifier son exactitude - Mettre en place des procédures pour éviter les encaissements non effectués : -  Involontaires : erreurs de facturation, erreur de rendu monnaie… -  Volontaires : offerts, détournements de recettes…

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