Quels sont les écueils que l’on peut rencontrer lors de la mise en place ?

Généralement, la première phase de la mise en place du logiciel (création produits, enregistrement des réceptions et saisie des inventaires) se passe bien lorsqu’on a fait en sorte de réunir tous les éléments pour paramétrer les données dans le logiciel et les exploiter.

En revanche, la deuxième phase (création des fournisseurs, fiches techniques et déstockage par les ventes, écarts de consommation) est souvent plus délicate.
Cette deuxième phase représente un investissement de temps pour l’exploitant et les résultats produits ne sont fiables qu’après une période de rodage des données du logiciel. La vérification des fiches techniques (unités et grammages), l’analyse des écarts dus à un mauvais paramétrage et autres facteurs sont normaux pour un début et ne doivent pas décourager. C’est la phase où il faut persévérer et où on obtient toutes les récompenses !

On peut dire que les principaux écueils que l’on rencontre dans la mise en place d’une gestion des stocks sont liés aux paramètres suivants :

- la direction de l’établissement n’est pas suffisamment impliquée dans le projet ;

- le manque de ressources et le manque de temps affectés aux paramétrages et à la mise en oeuvre du projet ;

- le manque de ressources et le manque de temps affectés aux opérations d’enregistrement des mouvements ;

- le manque de temps consacré à l’analyse des résultats du logiciel, à la recherche des incohérences et aux corrections des erreurs ;

- les opérations d’enregistrement ne sont pas faites au jour le jour ;

- les inventaires ne sont pas effectués en fin de mois ;

- les saisies des inventaires ne sont pas effectuées ;

- les fiches techniques ne sont pas créées ;

- les pertes et les offerts ne sont pas enregistrés ;

- les ventes ne sont pas saisies automatiquement ni même manuellement ; etc.

4 EN RÉSUMÉ

Même si la gestion des stocks n'est pas toujours une priorité, un logiciel de gestion des stocks vous aidera à suivre vos prix d’achat, le prix de revient de vos produits, vos fournisseurs, la valorisation de vos fiches techniques et vous permettra de vérifier votre rentabilité. Votre seule contrainte pour arriver à ces objectifs est de mobiliser le temps nécessaire pour le paramétrage des données, produits, fournisseurs, recettes et de saisir régulièrement vos livraisons et inventaires.

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