Gestion des stocks : faut-il investir dans un logiciel ?

La gestion des stocks d’un restaurant, bar, brasserie, hôtel, camping est peu différente des processus de gestion des stocks d’une entreprise produisant des biens destinés à la consommation. On y retrouve les mêmes schémas de flux.

Achat de matières premières -> stockage -> transformation pour fabrication de produit finis->, stockage de produits finis -> distribution -> vente.

La complexité d’un restaurant réside dans le fait que les lieux de stockage, production, distribution et vente sont souvent confondus et que les clients-consommateurs sont toujours présents au centre du dispositif.

Les objectifs de la gestion de stocks consistent à suivre les flux de marchandise et les mouvements d’inventaires pour apporter une vision en quasi temps réel des informations de stocks et des indicateurs de gestion afin de comparer ce qui se passe avec ce que l’on avait prévu.
Le calcul des ratios matière peut être une priorité pour certain établissements, sans pour autant passer par un système de gestion des ventes intégré. Il existe donc plusieurs démarches pour le restaurateur ou l’hôtelier suivant son degré d’exigence et ses besoins et impératifs de gestion.

4 1RE DÉMARCHE : LA DÉMARCHE COMPTABLE

Elle s’appuie sur le ratio matière global.
C’est la solution comptable la plus simple qui consiste à déterminer son ratio matière mensuel : (Consommation de matière mensuelle / Chiffre d’affaires Hors taxes mensuel).
Elle peut s’appuyer également sur le ratio matière par famille.
La solution comptable et analytique pour déterminer un ratio matière par famille de produits comme : nourriture, vins, alcools, caféterie etc. (Consommation de matière famille X / CA HT famille X), (consommation de matière famille Y / CA HT famille Y), etc.
Cette solution vous oblige à différencier vos achats de matières par famille et à avoir une segmentation par famille de vos ventes ce qui peut être un peu contraignant lorsque l’on a un TPV (Terminal Point de Vente) mais elle a aussi le mérite de donner une meilleure information qu’un ratio global.
Ces deux méthodes ne permettent que de calculer un ratio matière réelle globalisé qui est un indicateur parmi tant d’autres pour le restaurateur.
Produit a posteriori il ne permet que de comparer un résultat réalisé global à un résultat attendu global et ne permet pas l’analyse des différences ni la mise en place d’actions correctives adéquates et ciblées.

n Inconvénient de cette méthode : vous vous poserez toujours les questions suivantes

- Mes ratios sont-ils bons ou sont-il mauvais ?

- À quoi puis-je comparer mes ratios ?

- Comment les comparer à d’autres indicateurs ?

- Pourquoi mon ratio nourriture est-il de 31 % au lieu de mes 29 % prévus ? Cette différence représente du coulage ou est-ce que j’achète trop cher ?

La liste des questions peut être longue, d’où la nécessite d’introduire un outil de gestion de stock pour lever ses interrogations.

4 2E DÉMARCHE : LA DÉMARCHE DE GESTIONNAIRE

n C'est quoi ?

Cette démarche consiste à mettre en place un outil logiciel ayant pour objectif la gestion des flux de matières depuis les achats des marchandises et leur stockage jusqu’à la vente de produits finis et la production de nouveaux indicateurs de gestion permettant la comparaison, l’amélioration et l’optimisation de la gestion de ces stocks.

n Comment ?

Cette démarche implique toutefois de définir des processus, des standards et d’allouer un minimum de moyens humains pour faire fonctionner l’outil informatique.
Outre le fait d’enregistrer ses ventes produites par produits sur un Terminal Point de Vente, ce qui est le cas de la plupart des restaurants aujourd’hui, vous devrez passer du temps pour le paramétrage de votre logiciel et pour l’exploitation de celui-ci. Suivant les différents logiciels ou modules de gestion choisis, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion simple ou un logiciel complet.

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