Les documents à déposer au greffe lors de la clôture du bilan annuel

J'aimerais connaître les documents obligatoires à déposer au greffe tous les ans, après que la clôture du bilan, et quel est le délai à respecter. Merci pour votre réponse. (Manon)

Pour connaître vos obligations en matière de publicité de vos comptes, il faut vous reporter à l'article L232-22 du code de commerce si vous êtes une SARL (société anonyme à responsabilité limitée), à l'article L232-21 si vous êtes une société en nom collectif et à l'article L232-23 si vous exploitez sous une société par actions.
Pour les SARL, l'article L232-22 prévoit que "toute société à responsabilité limitée est tenue de déposer, en double exemplaire, au greffe du tribunal de commerce et des sociétés, dans le mois qui suit l'approbation des comptes annuels par l'assemblée ordinaire des associés ou par l'associé unique" les documents énumérés ci-après.

Dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice social, les sociétés doivent organiser une assemblée générale afin d'approuver les comptes. Si votre exercice est clos le 31 décembre, l'assemblée générale doit avoir lieu au plus tard le 30 juin. La société dispose ensuite d'un délai d'un mois à compter de cette assemblée générale pour déposer ces comptes annuels au greffe.

Cet article du code énumère la liste des documents à disposer. Vous devez déposer :

• 2 exemplaires du bilan, compte de résultat et les annexes certifiés conformes par le gérant ;
• 2 exemplaires du rapport de gestion qui doivent être paraphés et signés par le gérant ou, éventuellement, le commissaire aux comptes. Si vous êtes associé unique, vous n'avez pas à remplir cet obligation de déposer le rapport de gestion. Celui-ci doit toutefois être tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande ;
• 2 exemplaires du procès-verbal de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes qui doivent être paraphés et signés par le représentant légal ;
• 2 exemplaires de la feuille de présence signés par les associés présents.
Toute personne peut obtenir une copie de ces comptes auprès du greffe et ce sans avoir à justifier d'un intérêt particulier.

Le défaut de dépôt des comptes au greffe est sanctionné par une amende de 1 500 € au plus, portée à 3 000 € en cas de récidive si les poursuites sont engagées à l'encontre du dirigeant (ou de son mandataire) et à 7 500 € si les poursuites sont engagées l'encontre de la société elle-même (article R247-3 du code de commerce).

Si l'amende ne suffit pas, d'autres moyens peuvent être utilisés pour forcer les plus récalcitrants : le président du tribunal de commerce peut ainsi contraindre un dirigeant de société à déposer les comptes dans un certain délai en fixant une astreinte élevée, ou désigner un mandataire chargé de récupérer les comptes et d'effectuer lui-même le dépôt.

Peut-on invoquer le secret des affaires pour justifier un défaut de dépôt des comptes annuels de sa société ? Non ! Cet argument ne sera pas retenu. En effet, les juges ont condamné à une amende de 1 000 € un dirigeant de société anonyme qui invoquait ce motif pour justifier le respect de cette obligation (Cass. crim. du 28 janvier 2009 n°08-80884).