À plusieurs reprises, vous avez parlé de compte d'exploitation, pour conclure une étude de marché, servir de base à un business plan mais sans donner de détails ; vous avez indiqué que l'on pouvait présenter à l'administration fiscale un compte de résultats, mais précisant aussi dans la réponse à la question 242 "qu'un bon livre de compte avec recettes et dépenses est bien suffisant pour commencer".

Vous évoquez deux aspects différents de l'analyse ou de l'anticipation des résultats, qui dans la méthode sont très proches :

• Compte d'exploitation prévisionnel (CEP) ;

• Suivi de gestion ;

le second devant permettre de vérifier le bien fondé du premier, mais, dans les deux cas, il s'agit bien de rapprocher le chiffre d'affaires généré par l'exploitant (ou envisagé dans le projet) des charges qu'elles soient opérationnelles, fiscales, financières pour aboutir d'abord à un résultat brut, ensuite, le cas échéant, à un résultat net.

1- RECETTES

• Première règle absolue :
  ne considérer que le chiffre d'affaires hors taxes ; la TVA, si l'exploitation n'en est pas exonérée, n'est pas du chiffre d'affaires, mais une imposition due ; elle trouve sa place provisoirement en trésorerie, mais rien de plus : il faut donc ne jamais la prendre en compte en recettes, quitte à la faire figurer sur une ligne à part ;

• Deuxième règle :
  toujours bien ventiler les recettes entre hébergement, restauration, même quand, il n'y a que les petits déjeuners et les éventuelles recettes diverses pour :

  • pouvoir vérifier la TVA, si besoin, et répondre à toutes demandes de l'administration,
  • être, par semaine, mois, année, en mesure de vérifier, période par période, l'évolution des chiffres d'affaires des différentes activités,
  • mettre en place un plan d'action commercial - aussi modeste soit-il - et en analyser les résultats ;

• Troisième règle :
  faire ce travail d'enregistrement tous les jours (quitte à écrire : recettes = zéro) :

  • d'abord parce que c'est une obligation légale,
  • ensuite, si vous ne vous imposez pas ce travail quotidiennement, vous risquez d'être rapidement, complètement perdu et dépenser beaucoup de temps et d'énergie pour vous y retrouver ;

• Quatrième règle :
  prendre toutes dispositions pour avoir un résultat d'exploitation mensuel, afin de ne pas attendre la fin d'année pour qu'un comptable annonce une perte ; mais, il ne s'agit pas de faire de la comptabilité, mais de tenir les comptes comme "une bonne ménagère", sans aller au centime ou à l'euro près, c'est de l'analytique qui ne doit pas prendre trop de temps.

2- DÉPENSES

• DÉPENSES D'EXPLOITATION

Je propose deux approches possibles :

• Méthode simple :

  • lister quotidiennement les dépenses en fonction des achats - avec en fin de mois - un inventaire, surtout pour la restauration, permettant, avec la variation du stock, de connaître la consommation exacte,
  • les dépenses de personnel, quand il y en a, en fonction des salaires avec un ratio pour les charges,
  • les autres dépenses (blanchissage, téléphone, produits d'accueil, fleurs, etc.) imputées en fonction de facturation quitte à arbitrer quand la facture ne correspond pas au mois (facture de téléphone bimestrielle à diviser par deux, par exemple).
    
    

• Méthode plus élaborée :

  • l'intérêt majeur de ce suivi - à part l'aspect légal - c'est de savoir, quelles sont les activités rentables et, surtout, celles qui pourraient ne pas l'être,
  • pour ce faire, il faut essayer, à la louche certes, de ventiler les dépenses en fonction des centres d'activité, c'est-à-dire, l'hébergement et la restauration, cette dernière ayant toujours une rentabilité plus difficile et des marges beaucoup plus étroites,
  • donc il faut, par exemple, répartir les charges de blanchissage entre hébergement (draps, linge de toilette...) et restauration (nappes, serviettes...),
  • c'est plus difficile de le faire pour l'éventuel personnel salarié mais indispensable car, le plus souvent, il sera polyvalent ; il faut donc, évaluer, à la louche si Jeannette, par exemple, passe 75 % de son temps à faire les chambres, les couloirs, s'occuper du linge des étages et 25 % à faire la mise en place des petits déjeuners, les préparer, les servir et remettre le tout en place.

• RÉSULTAT BRUT D'EXPLOITATION :

Je vous suggère de vous reporter à la réponse à la question 249 page "Gestion : compte d'exploitation", donnant une approche simplifiée sur la tenue, plus ou moins élaborée, d'un compte d'exploitation plus analytique que comptable.

L'approche budgétaire est la même mais en anticipation ; s’il vous manque des ratios pour les dépenses, je vous conseille d'aller sur le Blog des Experts de Jean-Claude Oulé "Outils pratiques de gestion en CHR", en particulier les chapitres "La réalisation du business plan financier" et "Un exemple d'étude de rentabilité sommaire".

Vous y trouverez des ratios de consommation pour l'énergie, le linge... peut-être un peu forts pour l'exploitation que vous envisagez, mais qui vous donneront déjà une bonne idée.

Prévoyez aussi des frais de promotion.

Quant au taux d'occupation (T.O.) et les recettes moyennes par nuitée chambre (RMC) - et c'est le plus important - vous n'avez pas d'autres solutions que de consulter votre concurrence, à niveau de gamme comparable, pour savoir ce que sont leurs résultats ; prenez des chiffres légèrement en dessous des leurs, tant en T.O. qu'en RMC, puisque vous devez créer votre notoriété.

Les Comités Départementaux du Tourisme (CDT) et Offices du Tourisme ne vous donneront que des résultats globaux, ne s'appliquant pas forcément à votre situation particulière ; ils vous indiqueront cependant si le marché est porteur ou pas.

À vous de déterminer si, pour vous ou votre conjoint, vous envisagez une rémunération par salaires (je ne vous le conseille pas pour débuter car cela risque de trop "charger la barque") ou si vous souhaitez être rémunérés sur les résultats (par exemple BIC/IRPP).

Vous partez de vos investissements, de vos emprunts éventuels, de leur charge d'intérêt et de remboursement pour déterminer en combien d'années vous avez un "Retour sur Investissement" (ROI).